Новини Закарпаття > Версія для друку > 10 способів подолати безлад в електронній пошті

Якщо ваша поштова скринька постійно переповнена, треба розібратися зі справжніми причинами хаосу. Але з чого почати?

У більшості з нас - справжня залежність від електронної пошти. За деякими оцінками, ми проводимо близько п'яти з половиною годин кожного робочого дня, перевіряючи свою поштову скриньку і відповідаючи на листи.

Попри бум соцмереж, який світ переживає в останні роки, імейл зовсім не збирається здавати позиції.

Дослідження прогнозують, що кількість електронних листів, які відправляють щодня, у 2019 році зросте до 246 мільярдів (в порівнянні з 205 млрд у 2015 році).

Цікаво, що молодь користується імейлом так само охоче, як і представники покоління, яке пам'ятає часи його винаходу.

На це, звичайно, можна сказати, що ми стали працювати більше і довше. І частка правди в цьому є.

Однак зростання кількості електронних листів також можна пояснити й тим, що ми всі стали більш залежними від цифрового середовища.

Ми постійно намагаємось розгребти завали в поштовій скриньці, але ситуація тільки погіршується.

Електронна пошта більше не прив'язана до настільного комп'ютера або ноутбука - більшість з нас перевіряє її на смартфонах і планшетах, часом лежачи в ліжку.

Як правило, ми прагнемо відповісти на лист відразу, думаючи, що це свідчить про нашу постійну готовність зазирнути в поштову скриньку. Швидко відповідаючи на імейли, ми намагаємося хоч якось зменшити кількість листів, які чекають нашої відповіді.

Однак поштова скринька наповнюється знову і знову - зі швидкістю, яка часом вводить нас у депресію.

Утім, щоб стати справжнім господарем своєї електронної пошти, треба розібратися з глибинними причинами хаосу в ній. Лікувати симптоми - не має сенсу.

1. Припиніть користуватися імейлом як месенджером

Електронна пошта не призначена для швидкого обміну повідомленнями. Маса часу йде на те, щоб розібратися, хто, що і коли написав, на що відповів і як.

Імейли в таких листуваннях, як правило, мають однакові заголовки, що сильно ускладнює пошуки.

Щоби побалакати або швидко обговорити якусь тему, краще підходять месенджери. А взагалі-то зателефонуйте або поговоріть віч-на-віч.

2. Уникайте тиражування

Знайома ситуація? Ви отримуєте СМС: "Хочу перевірити, чи отримав ти мій імейл". Потім дзвонить телефон: "Я послав тобі листа".

Багато людей, як і раніше, не довіряють рішенням, ухваленим в електронному просторі. До домовленостей, досягнутих імейлом, ставляться з підозрою і намагаються перевірити за допомогою додаткових листів, СМС та телефонних дзвінків.

А ще й зустрітися віч-на-віч, щоби підтвердити те, про що начебто вже домовилися телефоном.

Все це забирає багато часу і часто заплутує. Електронна пошта - не найкраще місце для прийняття офіційних рішень.

Стара добра кімната для нарад, де ми зустрічаємося як реальні люди, живі істоти, де можна потиснути один одному руку і подивитися в очі, - як і раніше найкраще місце для ухвалення спільних рішень.

3. Влаштуйте прополювання свого електронного городу

Переповнена поштова скринька нагадує город, який поріс бур'янами. Тож необхідно регулярно виділяти час на його прополювання.

Один з простих і ефективних способів - використовувати функцію пошуку в пошті. Яке слово шукати? Ну звичайно "unsubscribe" - "відписатися".

По-перше, це нагадає вам про те, на які розсилки ви колись мали необережність підписатися, по-друге, дасть можливість тут же натиснути на "відписатися".

Ви будете здивовані, скільки розсилок приходить у ваш скриньку, а ви зовсім не пам'ятаєте, щоб ви на них підписувалися!

Зробіть собі послугу на майбутнє - зайдіть в кожне з них і натисніть на "відписатися".

4. Папку "спам" використовуйте з розумом

Автоматичне розпізнавання спаму з кожним роком стає ефективнішим. Однак такі листи все одно час від часу потрапляють до нашої поштової скриньки.

І це ще один простий спосіб прополоти ваш імейл-город. Відведіть трохи часу на те, щоб навчити ваш спам-фільтр точніше розпізнавати такі листи.

Не просто видаляйте спам, а кладіть його в папку, призначену для нього.

Крім того, не забувайте регулярно заглядати в неї, щоб перенести в основну папку, листи, які потрапили в спам помилково.

5. Попросіть друзів і колег не надсилати вам імейли

Не соромтесь. Просто будьте тактовні. Це ще одна причина того, що ваша поштова скринька переповнена: листи від близьких вам людей, а також від колег, які сидять в одній кімнаті з вами - часом за сусіднім столом.

Ввічливо попросіть їх не обговорювати імейлом питання, які краще вирішити під час особистої зустрічі, телефоном або в месенджері.

6. Формулюйте прохання просто і конкретно

Не пишіть надто складних імейлів. Якщо ви ставите в листі п'ять запитань, будьте впевнені - більшість ваших адресатів відповість лише на останнє.

Це породжує новий вал листування, в ході якого ви будете домагатися відповідей на інші чотири питання.

7. Відповідайте на листи вичерпно

Відповідайте на всі запитання, що містяться в листі. Якщо ви щось упустите, це стане причиною продовження листування - доки автор листа не отримає від вас відповідь.

8. Перевіряйте поштову скриньку тільки в певний час

Вже давно доведено, що ми працюємо більш продуктивно і відчуваємо меншу напругу, коли заглядаємо в пошту і відповідаємо на імейли тільки у певний час - кілька разів на день.

Ми не повинні бути на зв'язку щохвилини. Але якщо це входить до вимог вашої роботи, то електронна пошта - далеко не найкращий спосіб. Використовуйте месенджери.

9. Повторіть заголовок імейла всередині листа

Можливо, вам здається, що повторення одного і того ж - марна трата часу і сил. Але це не так у випадку використання електронної пошти.

Напишіть коротку суть вашого листа в заголовку імейла і потім повторіть ту саму інформацію в останньому реченні.

Точно викладене і повторене двічі запитання збільшує ймовірність того, що вам дадуть вичерпну відповідь.

10. Припиніть користуватися електронною поштою. Зовсім.

Число людей і організацій, які повністю відмовилися від використання електронної пошти та перейшли на інші види комунікацій, зростає щодня (хоча поки і не зрозуміло, які результати це принесе у віддаленому майбутньому).

Відмова від імейлу, однак, зробить ваше робоче життя більш продуктивним і менш нервовим. Інші види зв'язку (наприклад, месенджери) є гнучкішими.

У будь-якому випадку, можна спробувати - принаймні протягом тижня. Життя без електронної пошти - цілком можливе.

Спробуйте виконати хоча б деякі з цих рекомендацій.